Questions à se poser pour choisir une entreprise d’archivage

Choisir un centre d’archives externe n’est pas une décision à prendre à la légère. De récents incendies dans ce type de locaux amènent à se poser les bonnes questions quant au type de prestataire qui prendra en charge l’archivage de son entreprise. Contrairement à la plupart des professionnels, il importe de ne pas baser sa décision uniquement sur le tarif de la prestation mais sur un certain nombre de critères.

Le choix d’une entreprise d’archivage est une décision importante qui impacte la sécurité et la disponibilité de vos documents à long terme. Pour vous aider à prendre la meilleure décision, voici quelques questions clés à poser aux différents prestataires :

Questions générales sur l’entreprise

• Expérience et références : Depuis combien de temps l’entreprise est-elle spécialisée dans l’archivage ? Peut-elle me fournir des références de clients similaires au mien ?
• Certifications et normes : Quelles certifications (ISO 9001, NF Z 40-350, etc.) l’entreprise possède-t-elle ? Cela garantit la qualité de ses services et sa conformité aux réglementations.
• Assurances : L’entreprise dispose-t-elle d’assurances couvrant les pertes, les dommages et les vols éventuels ?
• Politique de confidentialité : Quelles sont les mesures mises en place pour garantir la confidentialité de mes données ?

Questions sur les services proposés

• Types d’archivage : Proposez-vous de l’archivage physique, numérique ou les deux ?
• Modalités de stockage : Comment sont stockés mes documents ? Sont-ils protégés contre les incendies, les inondations et les intrusions ?
• Accès aux documents : Comment puis-je accéder à mes documents ? Quels sont les délais de restitution ?
• Numérisation : Proposez-vous des services de numérisation ? Quelles sont les garanties de qualité et de sécurité ?
• Destruction des documents : Quelles sont vos procédures de destruction des documents ? Comment garantissez-vous la confidentialité de cette opération ?

Questions sur la logistique et la sécurité

• Localisation des entrepôts : Où sont situés vos entrepôts ? Sont-ils facilement accessibles ?
• Sécurité des locaux : Quelles sont les mesures de sécurité mises en place dans vos locaux (alarmes, vidéosurveillance, contrôle d’accès) ?
• Transport des documents : Comment assurez-vous la sécurité du transport de mes documents ?
• Gestion des incidents : Quel est votre plan d’urgence en cas de sinistre ou de perte de données ?

Questions sur les aspects financiers

• Tarifs : Quels sont vos tarifs ? Comment sont-ils calculés (volume, durée de stockage, services supplémentaires) ?
• Conditions contractuelles : Quelles sont les conditions générales de votre contrat ? Quelles sont les modalités de résiliation ?

Questions spécifiques à votre situation

• Volume et nature des documents : Quel est le volume de mes documents et leur nature (papier, numérique, confidentiel) ?
• Fréquence d’accès : À quelle fréquence ai-je besoin d’accéder à mes documents ?
• Durée de conservation : Quelle est la durée de conservation prévue pour mes documents ?

Conseils supplémentaires

• Visitez les locaux de l’entreprise si possible pour vous faire une idée de l’organisation et des conditions de stockage.
• Demandez des références et contactez d’autres clients pour avoir leur avis.
• Comparez les offres de plusieurs prestataires avant de prendre votre décision.
• Ne négociez pas sur la sécurité et la confidentialité de vos données.

En posant ces questions, vous serez en mesure de choisir l’entreprise d’archivage qui répond le mieux à vos besoins et vous garantit la sécurité de vos documents.

Bien choisir le lieu d’archivage

Visiter son futur espace de stockage des archives d’entreprise est indispensable. C’est par exemple l’occasion de se renseigner sur les systèmes anti-incendie : nombre d’extincteurs et leurs dates de révision, système d’alarme et de détection des fumées, nombre d’heures pendant lesquelles le bâtiment est protégé en cas de départ de feu, etc. La tenue générale de l’espace de stockage et son niveau de sécurité sont également sont également à vérifier, tout comme le fait de confier ses archives à des professionnels performants (agents administratifs, magasinier, etc.) rompus à ce type de tâche. Le côté pratique doit également peser dans le processus de décision. Un professionnel doit s’interroger sur la présence ou non d’un un service d’inventaire, de classement et in fine sur la facilité à retrouver un document. Une salle de consultation reste indéniablement un plus, tout comme d’éventuels services complémentaires (informatisation, conseils, etc.). Enfin, la tarification est évidemment un facteur important qui conditionnera en partie le choix final.

Au final

Vous l’aurez compris, comparer est indispensable tant la qualité et le prix des prestations diffèrent entre les entreprises de stockage. Il est utile de se rappeler qu’externaliser ses archives signifie également gagner de la place dans ses locaux mais aussi réaliser des économies de temps et d’argent en interne.

Voir aussi :

• Point sur le cadre légal de l’archivage de documents
• Pourquoi dématérialiser les factures ?
• Durée légale et modes de conservation des pièces comptables en entreprise
• Point sur le cadre légal de l’archivage de documents
• Quelle durée de conservation pour les documents par les entreprises ?
• Quelle durée de conservation des documents comptables ?
• Questions à se poser pour choisir une entreprise d’archivage
• Durée et format de conservation des documents personnels