Posted on: 8 juillet 2024 Posted by: Xavier Comments: 0
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La loi impose aux entreprises de conserver tous les documents comptables qu’elles produisent ou émettent. Selon les types de documents, des durées minimales doivent être respectées pour cette conservation. En outre, les dossiers comptables peuvent être archivés de diverses manières. Notez que les délais de conservation fixés donnent la possibilité à l’Administration d’entreprendre des contrôles afin de vérifier des informations déclarées par le passé. Aussi, en conservant les documents comptables, ils peuvent servir de preuve en cas de litige.

 

Durée légale de conservation des pièces comptables en entreprise

Selon le Code du Commerce, toutes les pièces comptables doivent être conservées pendant une durée de 10 ans. Cette disposition légale est particulièrement valable pour les livres comptables, comme le livre journal, le grand livre et le livre d’inventaire. La loi demande de les conserver pendant 10 ans à partir de la date de la dernière opération qui a été comptabilisée. Ce délai est aussi imposé pour la conservation des documents des comptes annuels, dont le bilan, l’annexe et le compte de résultat, ainsi que pour la conservation des pièces justificatives de l’activité, telles que les factures, les bons de commande, les bons de livraison et les bons de réceptions. La conservation commence à partir de la clôture de l’exercice comptable.

Pour les documents commerciaux, fiscaux, sociaux et juridiques, d’autres durées de conservation sont fixées. Un document bancaire, tel qu’un relevé bancaire ou un talon de chèque, se conserve pendant 5 ans. Par contre, le délai de conservation est de 6 ans quand il s’agit d’un document en rapport avec les communications relatives à l’impôt sur le revenu et sur les sociétés, à la cotisation foncière des entreprises (CFE) et à la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE). La conservation commence à compter de la date à laquelle la taxe est devenue exigible.

Durée légale de conservation des pièces comptables en entreprise

Type de pièce comptable Durée
Livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc.) 10 ans
Pièces justificatives :

– Bons de commande

– Bons de livraison ou de réception

– Factures client et fournisseur

– Relevés bancaires

– Talons de chèques

6 ans
Déclarations sociales et fiscales (TVA, Impôt sur le Revenu, etc.) et leurs annexes 6 ans
Documents relatifs au personnel (contrats de travail, bulletins de salaire, etc.) 5 ans après la rupture du contrat de travail
Correspondances 3 ans

 

Notes:

  • Le délai de conservation commence à courir à partir de la clôture de l’exercice comptable pour les livres et registres comptables, et à partir de la date de l’opération pour les pièces justificatives.
  • Les délais de conservation peuvent être allongés en cas de litige, de fraude fiscale ou de contrôle de l’administration.
  • Il est important de conserver les pièces comptables sous un format lisible et inaltérable, que ce soit sur papier ou sur support numérique.
  • En cas de doute sur la durée de conservation d’une pièce comptable, il est préférable de se rapprocher d’un expert-comptable.

En complément du tableau, voici quelques précisions concernant la conservation des pièces comptables:

  • Les livres et registres comptables doivent être conservés sous leur forme originale. Il est interdit de les modifier, de les détruire ou de les falsifier.
  • Les pièces justificatives doivent être conservées de manière à permettre de retracer toutes les opérations comptables de l’entreprise. Elles doivent être classées chronologiquement et par type de document.
  • Les documents numériques doivent être conservés sur un support sécurisé et conforme aux normes en vigueur. Il est important de mettre en place des procédures de sauvegarde et de restauration régulières.
  • Le non-respect des obligations de conservation des pièces comptables peut entraîner des sanctions pénales et fiscales.

Mode de conservation des pièces comptables

Les entreprises ont la possibilité de conserver les documents comptables par voie électronique ou sous format papier. Le premier mode évoqué est une bonne solution pour éviter les risques de perte. Des entreprises se sont spécialisées dans le stockage de données en ligne et proposent plusieurs solutions dans ce sens. La conservation des documents peut, par exemple, se faire dans des coffres-forts numériques avec un système de sauvegarde global. La sauvegarde numérique favorise un accès simple aux archives et permet un partage simplifié des documents.

Concernant les pièces comptables qui sont sur papier, l’entreprise est tenue de prendre des dispositions pour que la conservation se fasse de la meilleure des manières. Les locaux choisis pour le stockage des documents doivent être bien sécurisés. Il est bon de tout mettre en œuvre pour préserver l’intégrité des dossiers archivés. Les entreprises n’ayant pas toujours l’infrastructure qui convient pour bien stocker leurs documents se tournent vers des sociétés qui en sont expertes. Celles-ci prennent des mesures rigoureuses pour le stockage des documents papier, et sont plus pointilleuses quand il s’agit de stocker des pièces relatives au bilan comptable. En effet, il est nécessaire de prendre grandement soin de ces documents, car ils reflètent la santé financière de l’entreprise. En un clic, vous pourrez en savoir sur le bilan comptable.

 

Mode de conservation Description Avantages Inconvénients
Conservation papier Les pièces comptables sont conservées sous forme physique dans des classeurs, des armoires ou des locaux dédiés. Solution simple et accessible, ne requiert pas de compétences informatiques particulières. Prend beaucoup de place, risque de perte ou de détérioration des documents, difficile à rechercher et à partager.
Conservation numérique Les pièces comptables sont numérisées et stockées sur un support informatique (disque dur, serveur, cloud). Gain de place, recherche et partage des documents facilités, meilleure sécurité des documents. Nécessite un investissement initial en matériel et en logiciel, risque de perte de données en cas de défaillance informatique, compétences informatiques requises.
Conservation hybride Combinaison de la conservation papier et numérique. Permet de profiter des avantages des deux modes de conservation. Complexité de la gestion des documents, risque de duplication des données.

Choix du mode de conservation:

Le choix du mode de conservation des pièces comptables dépend de plusieurs facteurs, tels que la taille de l’entreprise, le volume de documents, le budget et les compétences informatiques du personnel.

Recommandations:

  • Il est important de mettre en place une politique de conservation des pièces comptables qui définit les modes de conservation utilisés, les durées de conservation des documents et les procédures de classement, d’archivage et de destruction des documents.
  • Il est également important de sécuriser les documents comptables, que ce soit sous forme papier ou numérique, afin de les protéger contre les pertes, les vols et les accès non autorisés.

Des pièces comptables à présenter en cas d’audit comptable réalisé par des professionnels

Si la loi exige aux entreprises de conserver leurs pièces comptables pendant une certaine période, c’est parce que leur présentation est indispensable en cas d’audit comptable. Il s’agit d’une opération qui peut être menée pour diverses raisons. Dans tous les cas, elle reste l’affaire de professionnels en audit et conseils de comptabilité. Le but de la démarche est d’examiner les états financiers de l’entreprise, d’évaluer sa gestion économique et comptable. À partir de cet audit, il est possible de mettre en évidence la régularité et la sincérité des comptes de l’entreprise. Cette démarche est également essentielle pour mesurer les risques financiers et faire apparaitre éventuellement des irrégularités. En outre, l’audit est important pour apporter une vue d’ensemble de la situation financière de l’entreprise.

 

Type de pièce Documents
Livres comptables obligatoires * Livre-journal

* Grand livre

* Livre d’inventaire

Pièces justificatives * Factures d’achat et de vente

* Bons de commande et de livraison

* Relevés bancaires

* Talons de chèques

* Déclarations de TVA et d’impôt sur le revenu

* Contrats de travail et bulletins de salaire

Documents relatifs aux immobilisations * Factures d’achat des immobilisations

* Bons de livraison des immobilisations

* Fiches d’immobilisations

* Tableaux d’amortissement

Documents relatifs aux stocks * Inventaires de stocks

* Mouvements de stocks

* États de rapprochement entre les stocks physiques et les stocks comptables

Autres documents * Procès-verbaux des assemblées générales

* Correspondances avec les administrations et les organismes sociaux

* Contrats d’assurance

* Attestations de propriété

Notes:

  • Cette liste n’est pas exhaustive. L’auditeur peut demander à présenter d’autres documents en fonction des besoins de l’audit.
  • Les pièces comptables doivent être classées, complètes et lisibles.
  • Il est important de présenter à l’auditeur toutes les pièces comptables qu’il demande, dans les délais impartis.

 

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