La loi impose aux entreprises de conserver tous les documents comptables qu’elles produisent ou émettent. Selon les types de documents, des durées minimales doivent être respectées pour cette conservation. En outre, les dossiers comptables peuvent être archivés de diverses manières. Notez que les délais de conservation fixés donnent la possibilité à l’Administration d’entreprendre des contrôles afin de vérifier des informations déclarées par le passé. Aussi, en conservant les documents comptables, ils peuvent servir de preuve en cas de litige.
Durée légale de conservation des pièces comptables en entreprise
Selon le Code du Commerce, toutes les pièces comptables doivent être conservées pendant une durée de 10 ans. Cette disposition légale est particulièrement valable pour les livres comptables, comme le livre journal, le grand livre et le livre d’inventaire. La loi demande de les conserver pendant 10 ans à partir de la date de la dernière opération qui a été comptabilisée. Ce délai est aussi imposé pour la conservation des documents des comptes annuels, dont le bilan, l’annexe et le compte de résultat, ainsi que pour la conservation des pièces justificatives de l’activité, telles que les factures, les bons de commande, les bons de livraison et les bons de réceptions. La conservation commence à partir de la clôture de l’exercice comptable.
Pour les documents commerciaux, fiscaux, sociaux et juridiques, d’autres durées de conservation sont fixées. Un document bancaire, tel qu’un relevé bancaire ou un talon de chèque, se conserve pendant 5 ans. Par contre, le délai de conservation est de 6 ans quand il s’agit d’un document en rapport avec les communications relatives à l’impôt sur le revenu et sur les sociétés, à la cotisation foncière des entreprises (CFE) et à la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE). La conservation commence à compter de la date à laquelle la taxe est devenue exigible.
Mode de conservation des pièces comptables
Les entreprises ont la possibilité de conserver les documents comptables par voie électronique ou sous format papier. Le premier mode évoqué est une bonne solution pour éviter les risques de perte. Des entreprises se sont spécialisées dans le stockage de données en ligne et proposent plusieurs solutions dans ce sens. La conservation des documents peut, par exemple, se faire dans des coffres-forts numériques avec un système de sauvegarde global. La sauvegarde numérique favorise un accès simple aux archives et permet un partage simplifié des documents.
Concernant les pièces comptables qui sont sur papier, l’entreprise est tenue de prendre des dispositions pour que la conservation se fasse de la meilleure des manières. Les locaux choisis pour le stockage des documents doivent être bien sécurisés. Il est bon de tout mettre en œuvre pour préserver l’intégrité des dossiers archivés. Les entreprises n’ayant pas toujours l’infrastructure qui convient pour bien stocker leurs documents se tournent vers des sociétés qui en sont expertes. Celles-ci prennent des mesures rigoureuses pour le stockage des documents papier, et sont plus pointilleuses quand il s’agit de stocker des pièces relatives au bilan comptable. En effet, il est nécessaire de prendre grandement soin de ces documents, car ils reflètent la santé financière de l’entreprise. En un clic, vous pourrez en savoir sur le bilan comptable.
Des pièces comptables à présenter en cas d’audit comptable réalisé par des professionnels
Si la loi exige aux entreprises de conserver leurs pièces comptables pendant une certaine période, c’est parce que leur présentation est indispensable en cas d’audit comptable. Il s’agit d’une opération qui peut être menée pour diverses raisons. Dans tous les cas, elle reste l’affaire de professionnels en audit et conseils de comptabilité. Le but de la démarche est d’examiner les états financiers de l’entreprise, d’évaluer sa gestion économique et comptable. À partir de cet audit, il est possible de mettre en évidence la régularité et la sincérité des comptes de l’entreprise. Cette démarche est également essentielle pour mesurer les risques financiers et faire apparaitre éventuellement des irrégularités. En outre, l’audit est important pour apporter une vue d’ensemble de la situation financière de l’entreprise.