C’est la loi qui oblige les entreprises à conserver les documents qu’elles produisent ou reçoivent dans le cadre de leurs activités. Et cette conservation doit se faire soigneusement pendant une certaine période. Découvrez quelle durée respecter pour garder chaque type de document issu des activités de votre entreprise.
Durée de conservation des documents comptables
Le code du commerce impose la conservation des livres et registres comptables pendant au moins 10 ans, à partir de la clôture de ces documents. Il s’agit principalement des contrats d’investissements, des contrats et documents relatifs aux participations, des documents provenant de l’acquisition et de la cession de biens fonciers et immobiliers et des notifications d’acquisition d’autres immobilisations. Ces documents sont le plus souvent attribués à des dossiers en lien avec des contrats variés, tels que les contrats d’assurance, les contrats de leasing, les demandes de prêt, d’emprunt et d’avance, les devis signés, les bons de commande, de réception et de livraison et les factures de fournisseurs et clients.
Pour être en phase avec la réglementation, les entreprises doivent créer les conditions assurant une bonne conservation de leurs documents. Car il faut qu’en cas de besoin, on puisse les retrouver en bon état. Des plateformes, comme undossieruneplace.com, aident les entreprises à conserver idéalement leurs documents. Vous pouvez les contacter pour garder pendant 10 ans au moins vos documents comptables et tout ce qui est dossier de fiscalité se rapportant aux pièces justificatives de TVA et d’autres taxes.
Durée légale de conservation des documents sociaux
Concernant les documents sociaux, diverses durées sont fixées. Tout dépend du type de documents concerné. Pour les pièces comptables issues des salaires, les honoraires et le livre de paie, il est stipulé dans le Code du travail de les conserver pendant 5 ans au moins. Il en est de même pour les pièces relatives aux statuts de la société et tous les registres des procès-verbaux. Quant aux différents rapports, tels que celui du gérant et du conseil d’administration, il est impératif de les garder pendant 3 ans au moins. Pour tous les autres documents sociaux, comme les registres des titres nominatifs et divers types de rapports, la durée de conservation est plus longue. Elle est au minimum de 30 ans.
Durée de conservation des documents relatifs aux activités commerciales
Dans le Code du commerce, il est demandé de respecter une durée de conservation d’au moins 10 ans pour les pièces rattachées aux activités commerciales. Il s’agit, entre autres, des commandes des clients, des commandes des fournisseurs, des accords industriels, des contrats commerciaux et des documents des douanes. Toutefois, concernant les documents relatifs aux actions et parts sociales, le Code civil fixe un délai de conservation compris entre 5 et 20 ans.
Durée de conservation de divers documents de l’entreprise
Vous vous demandez pendant combien de temps vous devez garder les contrats commerciaux et les copies de lettres que vous avez envoyées et reçues qui sont de nature commerciale. Dans la loi des archives des entreprises, le temps de conservation de ces documents est de 10 ans minimum.
Il faut au moins 5 ans de conservation des documents relatifs au personnel. C’est le cas des livres de paie, de registre et l’état du personnel, des reçus pour solde de tout compte, des documents comptables liés aux traitements des salaires, des bordereaux de paiement des cotisations sociales, des certificats de travail, des fiches fiscales par salarié et des journaux récapitulatifs des charges sociales. Ce même délai de conservation s’applique aux primes, contraventions, déclarations de revenus, chèques et allocations.
Notez que les bulletins de paie doivent être gardés pendant 10 ans au minimum. Une période minimale de 30 ans est par contre nécessaire pour la conservation des fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement. Mais la durée de conservation de dossiers d’accident de travail ou de maladie professionnelle engendrant une réparation est illimitée.