Quelle durée de conservation des documents comptables ?

La comptabilité est un aspect très important de la vie d’une entreprise. Il est donc naturellement nécessaire de conserver les documents qui en sont liés. Et la loi oblige à le faire durant un certain délai. Si ce n’est pas le cas, on s’expose à des sanctions.

Durée de conservation des documents commerciaux

Dans le lot des documents commerciaux, on trouve l’ensemble des contrats qui ont été signés entre l’entreprise et d’autres structures pouvant être commerciales ou pas. La loi demande à ce qu’on les conserve pendant 5 ans au moins. S’il s’agit de contrats relatifs à des biens immobiliers, la conservation devra se faire durant 30 ans.

Pendant son fonctionnement, l’entreprise aura à produire des factures de clients ou fournisseurs et des bons de commande et recevra divers documents bancaires. Il est impératif de conserver ces documents pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. Pour les stocker précautionneusement, il est recommandé d’utiliser des classeurs ou des boîtes d’archives.

Tableau sur la durée de conservation des documents commerciaux, avec des exemples concrets et chiffrés pour mieux illustrer les concepts :

Type de document	Durée de conservation minimale	Exemple concret	Remarque
Documents comptables	10 ans à compter de la dernière opération ou de la date d’établissement	Factures d’achat et de vente, bons de livraison, livre-journal, grand livre, etc.	Essentiel pour les contrôles fiscaux et comptables.
Contrats commerciaux	5 ans	Contrats de vente, contrats de prestation de services, contrats de location, etc.	S’applique aux contrats signés avec des professionnels et des particuliers.
Correspondance commerciale	5 ans	E-mails professionnels, lettres commerciales, devis, etc.	Concerne les échanges écrits avec les clients, fournisseurs et partenaires.
Documents bancaires	5 ans	Relevés bancaires, talons de chèque, extraits de compte, etc.	Important pour justifier les opérations financières.
Garanties commerciales	2 ans	Bon de garantie pour un appareil électroménager, assurance qualité d’un produit, etc.	Concerne les garanties offertes aux consommateurs.
Contrats électroniques avec consommateurs (à partir de 120€)	10 ans à compter de la livraison ou de la prestation	Achat en ligne d’un ordinateur, abonnement à un service en ligne, etc.	Délai plus long pour les contrats électroniques de plus de 120€.
Documents sociaux	5 ans	Statuts de la société, procès-verbaux d’assemblée générale, etc.	Concerne les documents relatifs à la vie juridique de l’entreprise.
Convocations, feuilles de présence, pouvoirs	3 ans	Documents liés aux réunions et aux décisions de la société.	Délai plus court pour ces documents spécifiques.

Points importants à retenir :

• Législation : Ces durées sont généralement définies par la loi et peuvent varier légèrement selon les pays et les spécificités de chaque secteur d’activité.
• Nature du document : La durée de conservation dépend de la nature du document et de son importance pour l’entreprise.
• Support : Les documents peuvent être conservés sous forme papier ou électronique.
• Conséquences d’un non-respect : Un non-respect de ces délais peut entraîner des difficultés en cas de contrôle fiscal ou de litige.

Conseils pratiques :

• Classement efficace : Mettez en place un système de classement clair et organisé pour retrouver facilement vos documents.
• Archivage numérique : Conservez vos documents numériques sur des supports fiables et sécurisés.
• Destruction sécurisée : Lorsque vous détruisez des documents, assurez-vous de respecter les règles de confidentialité.

Durée d’archivage des pièces comptables et juridiques

La société d’archivage Arcalys a publié un article exhaustif sur l’ensemble des délais de conservation des pièces comptables : Quels sont les délais de conservation de documents comptables ?

 

Diverses pièces comptables peuvent être présentées pour attester de la bonne tenue de la comptabilité de son entreprise. On y dénombre des livres comptables obligatoires, tels que le grand livre le livre journal et le livre d’inventaire, des documents à conserver durant une période minimale de 10 ans à compter de la clôture du livre. Ce même délai est à respecter lorsqu’il s’agit d’archiver les documents liés aux comptes annuels, dont le compte de résultat, le bilan et l’annexe. Toutefois pour ces comptes, le délai prend effet à partir de la clôture de l’exercice comptable.

 

Les pièces juridiques de l’entreprise doivent aussi être conservées. On peut citer en exemple les registres juridiques obligatoires, dont le registre des procès-verbaux du conseil d’administration, et les rapports de gestion des dirigeants. Leur conservation est obligatoire pendant 6 ans au moins. Quant au statut de l’entreprise, il est exigé de les archiver durant 5 ans minimum après la radiation au RCS.

Délais de conservation des documents fiscaux et sociaux

Il est obligatoire pour une entreprise de conserver ses déclarations fiscales durant un délai de 3 années civiles, juste après celle au cours de laquelle la taxe est devenue exigible. On en dénombre plusieurs, dont la taxe sur les salaires, les déclarations de TVA, les déclarations d’impôts sur les sociétés, la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises et la cotisation foncière des entreprises.

Quant aux déclarations sociales, il est également exigé de les conserver durant 3 ans. Mais au cas où il s’agit de déclarations sociales en rapport avec les caisses de retraite complémentaire, le délai d’archivage à respecter passe à 5 ans.

Voir aussi :

• Point sur le cadre légal de l’archivage de documents
• Pourquoi dématérialiser les factures ?
• Durée légale et modes de conservation des pièces comptables en entreprise
• Point sur le cadre légal de l’archivage de documents
• Quelle durée de conservation pour les documents par les entreprises ?
• Quelle durée de conservation des documents comptables ?
• Questions à se poser pour choisir une entreprise d’archivage
• Durée et format de conservation des documents personnels