L’archivage est aujourd’hui particulièrement règlementé, notamment en ce qui concerne la durée légale de conservation des documents d’entreprise. Présentation de la juridiction en vigueur et des textes de loi de référence. La société d’archivage Arcalys, spécialiste en archivage physique, fait ici un point sur le cadre légal.
La conservation des documents dans l’univers professionnel
Respecter la durée légale d’archivage des documents d’entreprise permet de pouvoir faire face sereinement à un éventuel contrôle de l’administration ou action en justice. Cela facilite également la gestion de l’information au quotidien. Le problème réside dans les durées de conservation très différentes existantes (3, 5, 6, 10, 20 ou 30 ans) entre les catégories d’archives et au sein même d’une typologie de documents. Au-delà du délai règlementaire, il est important de prendre en compte la durée maximale de conservation d’un document, sa durée d’effet et la durée de vie du support et de ses conditions de conservation. Pour les archives physique, cela suppose de stocker les documents dans un lieu sécurisé et respectant des contraintes hydrométriques, de protection incendie, etc. Pour les archives électroniques, l’objectif est surtout d’être certain de pouvoir les lire après quelques dizaines d’année d’évolution technologique (des documents stockés sur disquette il y a quelques années sont aujourd’hui difficilement accessibles).
Le cadre légal de l’archivage : un enjeu crucial pour les entreprises
L’archivage, autrefois perçu comme une tâche administrative secondaire, est devenu un enjeu stratégique pour les entreprises. La réglementation de plus en plus stricte et la multiplication des supports de stockage (papier, numérique) complexifient la gestion des archives. Cet article vise à clarifier le cadre légal de l’archivage en entreprise, en mettant l’accent sur les durées de conservation, les textes de référence et les enjeux liés à la dématérialisation.
Le pourquoi de l’archivage :
- Conformité légale : Satisfaire aux obligations légales en matière de conservation des documents est essentiel pour éviter des sanctions financières et des poursuites judiciaires.
- Protection des données : L’archivage permet de sécuriser les données sensibles de l’entreprise et de ses clients, en conformité avec les réglementations en vigueur (RGPD).
- Continuité de l’activité : Un système d’archivage efficace facilite la recherche d’informations et garantit la continuité des activités de l’entreprise en cas de sinistre ou de départ de collaborateurs.
- Valorisation du patrimoine : Les archives constituent un patrimoine historique de l’entreprise et peuvent être utilisées à des fins de communication ou de recherche.
Les durées de conservation :
La durée de conservation des documents varie en fonction de leur nature et de leur importance juridique. Les principaux critères à prendre en compte sont :
- La nature du document : Documents comptables, contrats, correspondances, etc.
- La réglementation applicable : Code du commerce, Code civil, etc.
- La valeur probante du document : Documents originaux, copies, etc.
Le cadre légal :
- Code du patrimoine : Définit les archives comme un ensemble de documents produits ou reçus par une personne ou un organisme dans l’exercice de son activité.
- Code du commerce : Fixe des délais de conservation pour certains documents comptables.
- Réglementation spécifique : Secteurs réglementés (banque, assurance, santé) peuvent imposer des règles particulières en matière d’archivage.
- Normes : NF Z 40-350, NF Z 42-013, etc., définissent les bonnes pratiques en matière d’archivage physique et numérique.
Les enjeux de la dématérialisation :
La dématérialisation offre de nombreux avantages (gain de place, facilité de recherche, etc.), mais elle pose également des défis :
- Valeur probante : La signature électronique doit respecter certaines conditions pour être reconnue comme ayant la même valeur qu’une signature manuscrite.
- Intégrité des données : Les documents numériques doivent être protégés contre toute altération.
- Accessibilité à long terme : Il est essentiel de choisir des formats de fichiers pérennes et de mettre en place des solutions de migration de données.
Les solutions d’archivage :
- Archivage physique : Solution traditionnelle qui nécessite des locaux sécurisés et un suivi régulier.
- Archivage numérique : Solution de plus en plus répandue, offrant une grande flexibilité et une facilité d’accès.
- Externalisation : Confier l’archivage à un prestataire spécialisé permet de se décharger de certaines tâches et de bénéficier d’une expertise reconnue.
Textes législatifs encadrant l’archivage d’entreprise
Les principaux textes relatifs à l’archivage d’entreprise sont les suivants :
Décret n°2009-1124 du 17 septembre 2009 : externalisation de l’archivage des organismes publics auprès de prestataires privés
Décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009 modifiant le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques
Décret n° 2011-246 du 4 mars 2011 : hébergement des données de santé à caractère personnel
Décret n° 2011-246 du 4 mars 2011 relatif à l’hébergement de données de santé à caractère personnel sur support papier et modifiant le code de la santé publique
Instruction fiscale du 11 janvier 2007 (Code Général des Impôts) : dématérialisation factures
Vos factures sont-elles conformes aux nouvelles règles applicables ? Le BOFiP du 18/10/2013 a posé de nouvelles règles en matière de facturation. Ces règles s’appliquent aux factures papier et électroniques, et concernent l’émetteur comme le récepteur de la facture. Les nouvelles règles sont applicables à partir du 1er janvier 2013.
Norme NF Z 40-350 sur les « prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier »
Arrêté du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée
Norme NF Z 42-013 et règles de certification NF 461 sur la numérisation de documents et la mise en œuvre d’une solution d’archivage électronique à vocation probatoire
La norme NF Z 42-013 énonce un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques, dans des conditions qui en garantissent l’intégrité.
Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 : caractère probatoire de la signature électronique
LOI no 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique.
L’archivage est un processus complexe qui nécessite une bonne maîtrise des outils et des réglementations en vigueur. Les entreprises doivent mettre en place une politique d’archivage adaptée à leurs besoins et à leur taille, en s’appuyant si nécessaire sur des experts.
Voir aussi :
- Pourquoi dématérialiser les factures ?
- Durée légale et modes de conservation des pièces comptables en entreprise
- Point sur le cadre légal de l’archivage de documents
- Quelle durée de conservation pour les documents par les entreprises ?
- Quelle durée de conservation des documents comptables ?
- Questions à se poser pour choisir une entreprise d’archivage
- Durée et format de conservation des documents personnels