Quelle que soit la nature de votre entreprise, vous gagnez à dématérialiser vos factures. Vous pourrez ainsi vous affranchir de la facturation sur papier dont le coût est parfois important. Cette dématérialisation concerne aussi bien les factures entrantes que les factures sortantes. Elle se fait conformément aux exigences légales et dans le strict respect de la réglementation fiscale. Découvrez les bénéfices qui découlent de cette démarche.
Réduction des coûts
L’une des raisons fondamentales pour lesquelles de nombreuses entreprises optent pour la dématérialisation des factures est la réduction des coûts. Le fait de ne plus utiliser du papier pour l’élaboration de ses factures permet dans le fond de gagner de l’argent. Selon des experts du domaine, une entreprise d’une centaine de salariés peut dépenser chaque année entre 10 000 et 25 000 euros de papier et matériel uniquement pour sa consommation interne. Sur le plan national, les impressions inutiles coutent près de 300 millions d’euros. Il apparait clairement que le fait de dématérialiser les factures permet de faire des économies.
Aussi, la dématérialisation, qui milite pour le « zéro papier », évite l’utilisation abusive des ressources naturelles. On estime que l’industrie du papier contribue à l’émission d’environ 600 millions de tonnes de CO2 chaque année. En dématérialisant, on allège donc significativement le coût environnemental lié à la production du papier.
Réduction des délais de traitement
Il est aussi bon d’indiquer le fait que la dématérialisation assure une efficacité opérationnelle en réduisant les délais de traitement. En entreprise, il est plus aisé pour les collaborateurs de gérer les documents digitalisés que ceux à l’état papier. On note qu’en moyenne, les factures en support papier sont traitées au bout de 14 jours par un collaborateur. Alors que lorsqu’elles sont dématérialisées, le délai est quasiment divisé par 5.
En plus du temps non négligeable gagné, la digitalisation des factures évite au mieux les erreurs de saisie. En outre, les envois et échanges de pièces se font instantanément. En cas de paiement, le processus est lancé plus vite. Ces différents avantages donnent le temps aux collaborateurs de s’occuper des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Renforcement de la traçabilité des opérations
En dématérialisant leur facturation, les entreprises renforcent la traçabilité de leurs opérations. Car les informations qui se trouvent dans leurs factures sont reconnues et intégrées de façon automatique au système d’information, et ce, grâce à la politique de GED (Gestion électronique des documents). Aussi, les fonctions d’OCR (Reconnaissance optique des caractères) et de LAD (Lecture automatique de documents) contribuent à cette traçabilité. La conséquence est qu’il suffit de quelques clics pour retrouver n’importe quelle facture, quelle que soit la date de son élaboration.
Garanties similaires à celles des factures classiques
Notez que la facturation électronique ne se fait pas n’importe comment. C’est une démarche qui est encadrée parfaitement par la loi. Des dispositions sont prises afin qu’une facture dématérialisée ait la même valeur que celle d’une facture classique. Pour mener le processus de dématérialisation, il est indispensable de respecter 3 conditions fondamentales. La première est l’authenticité de l’émetteur de la facture qui doit être assurée. La deuxième est la certification du contenu. Celui-ci ne doit pas être altéré. La troisième condition est la lisibilité. Il est nécessaire que la facture dématérialisée soit lisible de sa réception jusqu’à la fin de sa période de conservation.
Satisfaction client renforcée
La finalité de la digitalisation des factures en entreprise est la satisfaction client. Le constat est que celle-ci est renforcée par rapport à la facturation sur papier. Le client a la possibilité de retrouver n’importe quel document en allant simplement sur une plateforme collaborative. Et par la suite, il peut l’envoyer à qui il veut, comme un expert-comptable, pour se faire expliquer certaines inscriptions. Cela permet ainsi d’éviter toute frustration due à la facturation.