Les données comptables sont essentielles pour toute entreprise. Qu’il s’agisse des transactions financières, des déclarations fiscales ou de la gestion des revenus et des dépenses, ces informations sont précieuses et doivent être protégées de manière appropriée. Nous allons donc explorer différentes mesures de sécurité que vous pouvez mettre en place pour les protéger.
Sauvegarde régulière des données
La sauvegarde régulière des données est essentielle pour prévenir la perte de vos informations comptables. En cas de panne de matériel, de vol ou de sinistre, vous pouvez restaurer vos données à partir des sauvegardes. Assurez-vous de stocker vos sauvegardes dans un emplacement sécurisé, de préférence à distance.
La redondance de ces sauvegardes est vivement conseillé. Vous pouvez à la fois les placer sur un support physique et sur un support digital.
Utilisation d’un logiciel de comptabilité sécurisé
Optez pour un logiciel de comptabilité réputé qui offre des fonctionnalités de sécurité avancées, utilisent le chiffrement des données, assure des protections contre les attaques de programmes malveillants et qui permettent de définir des autorisations d’accès pour les utilisateurs.
Renforcement des mots de passe
Utilisez des mots de passe forts pour tous vos comptes liés à la comptabilité. Les mots de passe doivent contenir une combinaison de lettres majuscules et minuscules, de chiffres et de caractères spéciaux. Évitez d’utiliser des informations personnelles évidentes et changez régulièrement vos mots de passe.
Il existe en ligne des générateurs de mots de passe performants.
Attention : le stockage de vos mots de passe doit lui aussi être protégé.
Disque dur pour protéger ses données comptables (Unsplash)
Authentification à deux facteurs
Mettez en place une authentification à deux facteurs pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire à vos comptes. Cette méthode nécessite une deuxième forme d’identification, telle qu’un code généré par une application ou envoyé par SMS, en plus du mot de passe.
Restriction des accès
Limitez l’accès aux données comptables en fonction des rôles et des responsabilités de chaque employé. Définissez des autorisations d’accès spécifiques pour éviter les fuites ou les modifications non autorisées des données.
Sensibilisation à la sécurité
Fournissez une formation régulière sur la sécurité des données comptables à vos employés. Sensibilisez-les aux pratiques de sécurité, aux risques potentiels et aux mesures à prendre pour protéger les informations sensibles.
Mises à jour régulières du logiciel
Maintenez votre logiciel de comptabilité à jour en installant les dernières mises à jour et correctifs de sécurité. Les mises à jour régulières garantissent que votre logiciel est protégé contre les vulnérabilités connues.
Chiffrement des données
Utilisez le chiffrement des données pour rendre vos informations comptables illisibles en cas d’accès non autorisé. Le chiffrement ajoute une couche de protection supplémentaire, même si quelqu’un parvient à accéder à vos fichiers.
Surveillance des activités suspectes
Mettez en place des systèmes de surveillance pour détecter les activités suspectes ou les tentatives d’accès non autorisées. Les journaux d’activité et les alertes automatiques peuvent vous aider à repérer rapidement toute activité anormale.
Au sujet des datas d’entreprise, lire cet article sur entreprendre.fr.
Protection contre les logiciels malveillants
Installez un logiciel antivirus et anti-malware sur tous les ordinateurs utilisés pour la comptabilité. Ces programmes détectent et bloquent les programmes malveillants et autres virus qui pourraient compromettre la sécurité de vos données.
Contrôle des tiers ayant accès aux données
Si vous partagez vos données comptables avec des tiers, assurez-vous de mettre en place des accords de confidentialité et de contrôler l’accès à ces informations. Vérifiez la réputation et les pratiques de sécurité des tiers avant de leur accorder l’accès à vos données.
Destruction sécurisée des données
Lorsque vous devez vous débarrasser de vieux disques durs ou de documents papier contenant des données comptables, assurez-vous de les détruire de manière sécurisée. Utilisez des méthodes telles que la suppression sécurisée des fichiers ou le déchiquetage pour empêcher la récupération des données.
Gestion des sauvegardes
Assurez-vous de vérifier régulièrement vos sauvegardes pour vous assurer qu’elles fonctionnent correctement. Effectuez des tests de restauration périodiques pour vous assurer que vous pouvez récupérer vos données en cas de besoin.
Conclusion
Protéger vos données comptables est une responsabilité essentielle pour assurer la sécurité et la confidentialité de votre entreprise. En suivant les mesures de sécurité décrites dans cet article, vous pouvez réduire les risques de perte de données, de fraude et d’accès non autorisé.
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Crédit photo d’en-tête : Mika Baumeister sur Unsplash