La dématérialisation répond à des enjeux précis : permettre une meilleure exploitation des données grâce à des solutions mobiles entreprises et enlever le poids financier des coûts de gestion de l’entreprise. Comment s’opère cette dématérialisation dans la pratique ? Quels en sont les avantages ?
La dématérialisation, une démarche nécessaire
Si traditionnellement, l’entreprise reçoit, fait circuler et stocke ses documents papier, désormais il est d’usage de les « dématérialiser ». La dématérialisation consiste à basculer des éléments stockables vers un format numérique modifiable directement. Cette démarche repose sur une informatisation poussée des processus et vise à faciliter l’accès et les échanges de données.
La dématérialisation permet donc d’accroître la flexibilité du travail notamment pour les salariés mobiles effectuant de fréquentes interventions sur le terrain. Concrètement, le format numérique simplifie la saisie de bordereaux de livraison, les fiches d’intervention ou encore le relevé de température en temps réel des produits transportés. Mais le concept ne bénéficie pas qu’aux salariés. Clients et employeurs y trouvent aussi leur compte.
Des bénéfices partagés
La dématérialisation constitue le meilleur moyen pour l’entreprise d’assurer le suivi et la traçabilité des documents, notamment pour ses salariés travaillant à distance. Par ailleurs, la numérisation des données permet un gain de temps substantiel qui pourra être réutilisé à des activités à plus forte valeur ajoutée.
Autre avantage de dématérialiser : les échanges d’information se font en temps réel, instantanément, ce qui facilite les relations entre clients, collaborateurs et partenaires et favorise le travail collaboratif.
Amélioration de la productivité et meilleure gestion des ressources
Tirer pleinement profit de l’exploitation de leurs données demeure un défi de taille pour les entreprises. Selon une enquête menée auprès des cadres supérieurs de 400 entreprises de plus de cinq salariés, 89 % d’entre eux déclarent avoir du mal à exploiter leurs données de façon optimale. Les facteurs de blocage sont nombreux : flux d’informations trop important, augmentation croissante de la masse de données, multiplication des sources d’information, etc.
En optant pour la dématérialisation, l’entreprise gagne en efficacité dans la mesure où les données collectées sur le terrain peuvent désormais être intégrées automatiquement aux outils métier existant (CRM, ERP). La prise de décision se voit aussi simplifiée et les démarches administratives en interne facilitée. Et qui dit efficacité dit amélioration de la productivité tant quantitative que qualitative.
En bien des aspects, la dématérialisation n’a donc que des avantages. Néanmoins, il est nécessaire d’adopter une transition structurée et graduelle pour éviter tout risque de perte ou de corruption des données. Une approche raisonnée consiste à sécuriser en amont les données sensibles – en limitant l’accès du nombre des utilisateurs par exemple. Par ailleurs, la sécurité de données doit être au centre de vos priorités : les responsables de vos serveurs, votre DSI ainsi que toutes les personnes ayant un accès à ces documents devront y être sensibilisés.