Les retards de paiement et les créances non recouvrées entraînent un déséquilibre dans la trésorerie d’une entreprise. Ils peuvent donc freiner sa croissance, ou lui causer des difficultés financières qui peuvent mener vers le dépôt de bilan. Aussi, il convient de déployer la bonne stratégie pour relancer les factures impayées.
Choisir le bon outil de relance client
La relance client est une démarche coûteuse et chronophage. De plus, la charge de travail liée à la gestion des nombreux échanges d’email avec les clients est une source d’oublis et d’erreurs. En confiant la relance facture impayée à un logiciel de recouvrement, vous facilitez la tâche. L’efficacité de la relance est optimisée, puisque ce système automatisé la gère d’une manière méthodique et personnalisée.
Voici les principaux avantages de la relance automatique des factures impayées.
- Dans la pratique, le chargé de recouvrement parvient à relancer, dans le temps et dans les conditions optimales, 20 % des clients en moyenne. En instaurant une procédure systématique, vous pouvez relancer 100 % de vos débiteurs.
- Le logiciel de recouvrement réduit à néant le risque d’oubli puisqu’il envoie la lettre de relance dès que les conditions sont remplies (dépassement d’échéance par exemple).
- Elle permet de réduire de 75 % le temps passé sur les relances clients. Votre équipe peut se concentrer sur d’autres tâches plus valorisantes que de veiller sur le mail et le compte bancaire de l’entreprise.
- Elle fait réagir le client pour qu’il règle rapidement la facture échue. La relance permet ainsi d’éviter que les retards de paiement s’étalent dans le temps.
- En accélérant l’encaissement des impayés, l’automatisation de la relance accélère la rentrée de trésorerie et diminue les coûts engendrés par le retard de paiement.
- Elle garde la traçabilité des relances et facilite leur suivi. Ce qui aide à consolider votre dossier en cas de litige.
Choisir le bon moment pour relancer une facture impayée
Le délai de règlement d’une facture est fixé à 30 jours à compter de la date d’exécution de votre prestation ou de la réception des marchandises par le client. Il peut être également fixé suivant un accord passé entre les deux parties.
Vous êtes en droit de réclamer le paiement d’une facture impayée une fois le délai de paiement dépassé. Il faut réagir rapidement, car il est de plus en plus difficile d’obtenir le règlement au fur et à mesure que le temps passe. Vous pouvez programmer la première relance dès J+1 de l’échéance de la facture.
Attention :
- Relisez bien votre facture, il se peut que vous ayez accordé un délai plus court ou plus long au client concerné.
- Une facture est assortie d’un délai de prescription, c’est-à-dire d’un moment à partir duquel vous n’êtes plus en droit de réclamer son paiement. Pour un consommateur (client particulier), le délai de prescription est de 2 ans. Pour un client professionnel (commerçant ou société commerciale), la facture n’est plus exigible après 5 ans.
Établir un plan de relance efficace
L’automatisation vous permet de planifier les tâches relatives aux relances selon un schéma logique et un ordre chronologique bien établi. Vous pouvez ainsi mettre en place plusieurs étapes dans une démarche courtoise, non intrusive et préservant votre relation commerciale.
Voici un exemple d’un plan de relance de facture impayée :
| Action | Objectifs | |
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Étape 1, notification |
Rappeler au client qu’une facture arrive à échéance dans 5 jours. |
● Éliminer l’oubli du client, qui est une cause récurrente de retard de paiement.
● Donner au client le temps nécessaire pour préparer le règlement de facture ou pour vous avertir à temps s’il rencontre une difficulté. |
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Étape 2, relance |
Envoyer une relance « aimable » par mail après 5 jours de retard. |
● Faire réagir le client afin qu’il règle rapidement la facture échue.
● Éviter que les retards de paiement s’étalent dans le temps. |
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Étape 3, relance avec un niveau de pression élevé |
Envoyer une lettre de relance par courrier simple dans les 15 jours après l’échéance. |
● Montrer votre rigueur de gestion enévitant à tout prix que vos créances demeurent non recouvrées.
● Préparer l’étape suivante, c’est-à-dire envoyer une lettre de mise en demeure si vos relances restent sans suite. |
Bien gérer l’après-relance
La relance vous permet de connaître les raisons du retard de paiement et de trouver une solution adaptée. C’est la raison pour laquelle il faut y aller avec tact et fermeté à la fois.
Remercier le client qui paie après la relance
Si le client paie après votre relance, remerciez-le pour son règlement. Cette initiative permet de préserver votre relation commerciale. À noter qu’un client habitué à recevoir une relance courtoise vous paiera en priorité par rapport à ses autres fournisseurs.
Appeler le client qui ne donne pas suite à votre mail
Quelques jours après le mail, appelez le client pour une nouvelle relance, cette fois-ci par téléphone. Grâce à cet entretien de vive voix, vous pouvez parler des raisons du retard et trouver ensemble une solution gagnant-gagnant.
Envoyer une relance par courrier
Si le client n’a pas respecté son engagement après le mail et l’appel, adressez-lui un courrier recommandé comportant les mentions suivantes :
- date et objet (relance) de la lettre,
- numéro et date de la facture dont le paiement est réclamé,
- copie de la facture en attente,
- date où le paiement était exigible (jour de l’échéance),
- demande explicite d’un règlement dans le plus bref délai (rédigée dans un ton professionnel et non menaçant).
Voilà les bonnes pratiques pour réussir vos relances de factures impayées. Si vos démarches demeurent sans résultat, il convient de passer à l’étape supérieure en envoyant une lettre de mise en demeure.
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