Utilisée provisoirement, la facture pro forma est une facture qui permet à l’acheteur d’un bien d’équipement de bénéficier d’un crédit ou d’une autorisation, particulièrement pour une importation. « Pro forma » est une expression latine qui signifie « pour la forme ». Ce document commercial peut être considéré comme un devis officiel qui est présenté sous forme de facture. Le plus souvent, on l’utilise pour les activités de vente et de prestations. Découvrez les éléments à faire apparaitre obligatoirement sur une facture pro forma et les avantages de celle-ci.
Les inscriptions obligatoires
Il est vrai qu’une facture pro forma n’a pas de valeur légale, encore moins de valeur comptable. Aussi, il ne s’agit pas d’un document obligatoire, sa production n’étant faite qu’à titre informatif. Toutefois, il est possible que l’administration fiscale l’exige pour justifier une exonération de TVA pour des opérations qui font intervenir un intermédiaire agissant en son nom propre.
Sur une facture pro forma digne de ce nom, il est nécessaire que des inscriptions obligatoires apparaissent. D’abord, il faut absolument que la mention « pro forma » soit bien visible. Ensuite, il est indispensable que l’identification du fournisseur, le nom du prospect ou client, la date d’émission du document, le détail des marchandises ou prestations ainsi que les quantités de celles-ci soient bien en vue. Aussi, sur un bon modèle de facture proforma, doivent être inscrits la TVA, les tarifs hors taxes, les délais de paiement, les déductions éventuelles, les délais de livraison, la validité de l’offre et les conditions particulières. En outre, il ne faut pas oublier d’indiquer le numéro de la facture pro forma.
Il est possible que la facture pro forma soit émise pour une transaction internationale. Dans ce cas, elle doit indiquer certaines informations supplémentaires. En effet, il faut qu’on y trouve la devise de facturation et l’incoterm, c’est-à-dire les conditions de la livraison, comme le lieu d’enlèvement, le transfert de propriété et l’assurance.
Les avantages
L’élaboration d’une facture pro forma permet au destinataire d’avoir une idée très précise de ce que le fournisseur lui facturera. Aussi, elle aide le fournisseur à formuler avec précision son offre auprès d’un client pour une nouvelle prestation ou auprès d’un prospect. Ce document permet ainsi d’éviter les malentendus au niveau de la description des biens ou services proposés. En outre, il clarifie les conditions commerciales, notamment le prix, les éventuelles remises, les termes de paiement et les termes de livraison. Lorsqu’il y a accord entre le client et le fournisseur, un bon de commande est envoyé par le client au fournisseur, comme cela se passe pour un devis. L’exécution du contrat sera ainsi effective et entrainera par la suite la livraison du produit ou du service, la facture définitive en accompagnement. S’il y a désaccord, il n’y a pas d’engagement du client.
Notez également que la facture pro forma permet de se faire payer la marchandise auprès de nouveaux clients ou pour des clients qui présentent des difficultés financières. C’est sur la base de la facture pro forma que se fait le paiement en avance. Et lorsque les fonds sont reçus, le fournisseur livre les produits et fait ensuite la facture définitive. Les difficultés de recouvrement des créances peuvent ainsi être évitées en amont.
Il arrive couramment que certains organismes financiers demandent une facture Pro forma pour toute demande de prêt. Cela leur permet ainsi de bien évaluer le projet à financer. Dans les domaines d’import ou d’export, on demande une facture pro forma pour obtenir des douanes une autorisation d’achat ou de vente.
Par ailleurs, en demandant des factures pro forma, le client peut comparer l’offre de différents fournisseurs afin de choisir la plus intéressante.
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