La tendance aujourd’hui dans les entreprises est le travail collaboratif. Et pour le mettre en pratique, il est nécessaire d’utiliser un outil prévu à cet effet. Le constat est qu’en très peu de temps, l’offre de solutions collaboratives est devenue pléthorique. La conséquence est qu’il est difficile de trouver celle qui répond le plus à ses besoins. Si vous êtes confronté à un tel problème, les lignes suivantes vous seront d’une grande utilité.
Choix d’un outil collaboratif en fonction de ses objectifs
Votre souhait est évidemment de vous doter d’un outil collaboratif qui vous permettra d’atteindre vos objectifs. Mais il faudrait que ces objectifs soient clairement définis.
Peut-être que vous êtes à la recherche d’un moyen pour rassembler le mieux possible vos collaborateurs sur un espace commun. Ou bien vous avez à cœur de fluidifier le partage d’informations et de documents. Il est possible aussi que votre souhait soit de favoriser l’idéation et l’intelligence collective. En outre, la mise en place d’un outil collaboratif peut se justifier par le désir ardent de vouloir renforcer une culture de partage et d’entraide. On note également que certains managers ont à cœur de fonctionner avec une telle solution pour améliorer la productivité de leurs équipes, quand d’autres y pensent dans le principal but de gagner du temps sur la communication en interne afin de ne pas avoir à échanger de nombreux mails.
Vous devez être bien fixé sur les objectifs que vous voulez atteindre afin d’être serein lors de la sélection de votre outil collaboratif.
Choix d’une solution en fonction de son usage principal
Il est important de vous poser la question de savoir pour quel usage l’outil collaboratif que vous retiendrez servira principalement. C’est une phase de réflexion capitale à laquelle vous devez accorder de l’importance en amont. Elle est essentielle pour sélectionner, avec beaucoup de sérénité, plusieurs outils collaboratifs dédiés à une diversité d’usages.
Êtes-vous à la recherche d’un outil de messagerie instantanée qui permettra d’alléger votre boite mail ? Désirez-vous exploiter un logiciel de visioconférence qui vous simplifiera la vie en matière de télétravail ? Souhaitez-vous bénéficier d’un agenda partagé indispensable pour définir des temps forts d’équipe ? Ou encore avez-vous à cœur d’utiliser un outil de gestion de projet à partir duquel vous pourrez affecter vos différentes tâches et mieux coordonner leur exécution ?
Si vous vous posez les bonnes questions, vous pourrez vous offrir l’outil collaboratif dont les usages sont en adéquation avec vos objectifs.
Autres paramètres à prendre en compte pour réaliser un excellent choix
Pour bien choisir un outil collaboratif, intéressez-vous à l’ensemble de ses fonctionnalités. Sur ce point, pensez à faire une projection en tenant compte des fonctionnalités qui pourraient vous intéresser dans le futur. Il est aussi bon de considérer la simplicité d’utilisation en privilégiant un outil collaboratif clair, facile à utiliser et dont le temps d’adaptation est court. En outre, le mode d’accessibilité est un point important. Il existe à ce propos des logiciels à installer sur les ordinateurs de l’entreprise, des sites internet imposant un abonnement et des plateformes SaaS.
Enfin, la qualité du service client est un paramètre à ne pas reléguer au second plan lors du choix d’un outil collaboratif.