La conduite d’une réunion n’est pas aussi facile qu’on le croit. Il est important de bien l’organiser dans les moindres détails afin que les participants en gardent un bon souvenir. Une bonne organisation permet aussi et surtout d’atteindre les objectifs qu’on s’est fixés. Dans le but d’optimiser vos réunions, vous pouvez avoir recours à un outil technologique dédié à ce type de rencontre. Misez sur une élaboration simple à utiliser et à même d’impliquer directement tous vos collaborateurs présents.
La solution Klaxoon
Vous pouvez rendre vos réunions plus dynamiques en choisissant la solution Klaxoon. Il s’agit d’un outil très pratique qui permet à toutes les personnes présentes à la rencontre d’y participer de façon active. À partir d’un téléphone, d’une tablette ou encore d’un ordinateur, chacun peut s’exprimer à tout moment durant la réunion pour donner un point vu. En temps réel, chaque participant peut réagir, voter ou brainstormer quand il le souhaite.
En fait, c’est une suite d’outils collaboratifs que Klaxoon vous propose. En les exploitant lors d’une réunion, vous pourrez engager à 100 % votre équipe. Que la rencontre ait lieu en salle ou à distance, vous pouvez être sûr d’obtenir un feedback sincère de la part des participants. Grâce à un des éléments de Klaxoon, il est possible de poursuivre le travail de groupe en dehors de la réunion.
Préférence pour un outil capable de synchroniser les écrans
Il est plus intéressant de choisir un outil de réunion qui peut vous permettre de synchroniser les écrans. Soyez donc regardant sur ce point. Si vous fonctionnez avec une telle solution, tous les participants pourront suivre le déroulé de la réunion en temps réel sur leur interface. Il reviendra au leader de diriger tranquillement les débats. C’est son écran qui sera donc la référence, l’élément à partir duquel les autres pourront suivre automatiquement la réunion sur leur smartphone, tablette ou ordinateur.
Le choix d’un outil permettant de bien structurer vos réunions
Pensez à miser sur un outil qui permettra une bonne structuration de vos réunions. Après le choix du format et du type d’animation que vous proposerez, il faudrait que vous puissiez architecturer la rencontre en elle-même. Et l’utilisation d’un outil adapté vous y aiderait. Grâce à celui-ci, vous pourrez définir de façon claire le sujet, de même que les objectifs de cette réunion de travail. En outre, vous aurez la possibilité de dresser la liste des personnes qui seront présentes, que ce soient vos collaborateurs ou des intervenants extérieurs.
En plus, si vous utilisez un bon outil pour l’organisation de votre réunion, vous aurez la possibilité de rédiger l’ordre du jour, de définir un lieu, de fixer une durée et d’inviter les participants en leur indiquant le format de la rencontre, en précisant le rôle de chacun et les objectifs attendus.
Un outil assurant une liberté dans le choix du style d’animation
Notez que c’est vous qui décidez de la façon dont les choses auront lieu lors de votre réunion. À ce titre, vous devez choisir le style de l’animation en fonction de la thématique et de vos objectifs. Optez donc pour un outil qui vous assure une liberté dans ce choix.
Il est préférable de privilégier une animation énergique et adaptée. Faites en sorte d’instaurer une certaine dynamique de groupe lors de la rencontre afin que la productivité et l’efficacité soient renforcées. Parmi les postures les plus intéressantes, il y a celle où un facilitateur mène les débats. C’est donc sous le contrôle de ce dernier que les participants pourront échanger librement. Une autre posture pouvant être adoptée lors d’une réunion est celle du coordinateur. Pour cette animation, les participants échangent autour d’un sujet précis. Et le coordinateur structure les échanges et les débats.
En fonction du timing et des enjeux, vous trouverez l’outil qui vous permettra de créer l’animation adéquate à vos réunions.