C’est une obligation pour tout entrepreneur qui crée une entreprise de faire le nécessaire pour la domicilier. Cela consiste à fournir une adresse correspondant à la domiciliation du siège social et ayant à la fois une utilité juridique, administrative et fiscale. Il existe plusieurs options pour la domiciliation de votre entreprise. Des sociétés s’en sont spécialisées et proposent une multitude de services supplémentaires. Mais avant d’en choisir pour domicilier votre entreprise, vous devez prendre un certain nombre de précautions.
Visiter les locaux de la société de domiciliation avant de signer le contrat
Pour éviter toute surprise, visitez les locaux de la société de domiciliation avant la signature de votre contrat. D’un prestataire à un autre, le décor peut ne pas être le même. Il faudrait vous assurer que le standing des locaux de la société de domiciliation est adapté à l’exercice de votre activité. Lors du choix de votre domiciliation d’entreprise à Paris, soyez particulièrement regardant au niveau des dispositions relatives à l’accueil de la clientèle. La taille des locaux est également un détail à ne pas négliger.
Mais vous devez privilégier avant tout un lieu où la confidentialité est satisfaisante. Il est surtout bon que le calme et la sérénité y règnent, des conditions qui sont d’ailleurs nécessaires dans un espace de travail ou de coworking.
En faisant une visite préalable, vous pourrez éviter les locaux vétustes, susceptibles de ne pas donner une bonne image à votre entreprise. Il est clair qu’en vous domiciliant dans un espace présentant un décor repoussant, vos clients et partenaires ne seraient pas tentés d’y revenir. Cela peut évidemment avoir un impact considérable sur votre activité.
Aussi, lorsque vous contacterez une société de domiciliation, elle peut vous promettre des prestations de haut niveau pour lesquelles vous aurez à payer un montant forfaitaire. Par précaution, vérifiez que tout est réuni dans les locaux pour les prestations annoncées. Par exemple, s’il est prévu dans le forfait que vous aurez droit à un système de visioconférence, vous devez vous assurer que ce sera bel et bien le cas.
C’est une erreur de signer un contrat de domiciliation d’entreprise à l’aveugle, en vous fiant à une simple plaquette commerciale. Si vous voulez disposer de véritables locaux, et pas seulement une adresse administrative, la vérification des lieux est un passage obligé avant la signature.
Faire attention à la durée d’engagement
Au moment de la signature de votre contrat de domiciliation, faites attention à la durée d’engagement. Le plus souvent, celle-ci est au minimum de 3 mois et est renouvelable par tacite reconduction. Notez que c’est un engagement minimum imposé par le code de commerce.
Cependant, les sociétés de domiciliation peuvent proposer dans leurs contrats des durées supérieures à 3 mois. Comprenez que chaque prestataire a la possibilité de fixer une durée d’engagement qu’il estime pertinente pour son business. Il vous revient donc de vous renseigner en amont afin de savoir ce qu’il en est véritablement avec la société de domiciliation que vous aurez choisie.
Vous devez aussi considérer le délai laissé à votre disposition et faire particulièrement attention aux différentes clauses du contrat. Analysez ainsi, entre autres, les engagements, l’agrément préfectoral de la société de domiciliation et l’adresse de domiciliation.
Ne signez pas le contrat de domiciliation si vous n’y voyez pas la clause d’engagement.
Ouvrir l’œil sur les frais annexes
Un contrat de domiciliation peut comporter de nombreux frais, comme c’est le cas de tout contrat. Le hic est qu’il est possible que certains de ces frais ne soient pas très transparents et apparents.
Vous devez ouvrir l’œil sur les frais annexes du contrat de domiciliation de votre entreprise. C’est le cas de la caution à verser à la signature et les frais de dossier. Très souvent, ces frais, dits secondaires, apparaissent en fin de document ou dans des caractères qui ne sont pas très visibles. Alors qu’ils peuvent s’élever et atteindre des centaines, voire des milliers d’euros.
Des frais de dossier élevés ne garantissent pas forcément un meilleur niveau de prestation en matière de domiciliation. Il est mieux de porter votre choix sur une société qui affiche des tarifs clairs et transparents. En cas de doute, n’hésitez pas à demander qu’on vous explique chaque frais annexe apparaissant sur le contrat. Pensez-y pour vous mettre à l’abri des mauvaises surprises.