Disposer d’un service de secrétariat téléphonique est une grande aide pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur relation client. Il influe spécialement sur l’organisation de son secrétariat. Il faut dire que les tâches sont souvent nombreuses et chronophages. C’est surtout le cas de la gestion des appels téléphoniques et d’autres travaux importants. Or, leur réalisation au quotidien est cruciale pour le bon développement de la structure.
Collaborer avec une agence spécialisée
Bon nombre de sociétés se tournent aujourd’hui vers l’externalisation en ce qui concerne la gestion de leur secrétariat téléphonique. Cette tâche peut être réalisée par des plateformes téléphoniques. Cette solution est très prisée par les grands groupes qui sont très sollicités et qui gèrent un nombre important de clients au quotidien. Ce type d’agence spécialisé a la capacité d’assurer de multiples tâches en même temps. C’est le cas des centres d’appels qui mettent au service des sociétés clientes plusieurs équipes de téléopérateurs.
En réalité, un service de secrétariat téléphonique peut gérer à la fois les appels entrants et les appels sortants. Dans cet angle, les sociétés peuvent lui confier des missions telles que :
- l’information clientèle ;
- la gestion des demandes ou plaintes des clients ;
- le service après-vente ;
- la téléprospection ;
- la téléenquête ;
- la gestion des rendez-vous ;
- la gestion des agendas des professionnels ;
Les tâches qu’il peut réaliser sont nombreuses, mais tout dépendra des besoins des donneurs d’ordres. Il faut dire que cette option occasionne des avantages incontestables. Déjà, le personnel, notamment les agents, dispose d’un niveau de compétence élevé. La bonne qualité des prestations promet une image de marque assurée pour l’entreprise cliente. La maîtrise de la communication et du domaine de la relation client offre un service client de qualité.
Confier les missions à un secrétaire téléphonique indépendant à distance
Il existe aussi des professionnels indépendants proposant des prestations en secrétariat téléphonique. Ils travaillent habituellement depuis leur domicile. Ils ont la possibilité de s’atteler à toutes les tâches associées au poste de secrétaire. C’est également une solution à la fois flexible et souple pour les entreprises de type PME. Par ailleurs, travaillant souvent en solo, ils n’ont pas la possibilité de traiter de nombreux appels en même temps.
Cette option est donc une très bonne alternative pour les sociétés peu sollicitées au quotidien. Sinon, elle s’avère être avantageuse pour des besoins ponctuels ou en cas d’absence de son secrétaire. Le secrétaire téléphonique indépendant à distance est en mesure d’endosser les surcharges temporaires de travail surtout durant les périodes de pics d’activité.
Dans la réalisation de ses missions, ce prestataire est chargé :
- d’assurer l’accueil téléphonique de l’entreprise ;
- de transférer les appels au correspondant ;
- de prendre les messages ;
- de gérer les réclamations et les requêtes ;
- de prendre et organiser les rendez-vous ;
Mettre en place en interne le service de secrétariat téléphonique
Les structures qui ont des ressources financières, techniques et humaines suffisantes ont la possibilité d’établir en interne son secrétariat téléphonique. Ce sera un privilège d’avoir à proximité les personnes qui vont assurer la gestion des appels et des tâches associées au poste. L’entreprise en question a la possibilité de recruter un personnel en plus pour la réalisation des missions.
Par ailleurs, cette solution demande un investissement conséquent. Il faudra penser à embaucher des candidats compétents. Elle doit également penser à mettre en place un local dédié et acheter des matériels complets et performants. Mais aussi réserver un budget pour les différentes charges ou indemnités et dépenses vis-à-vis de ces nouveaux salariés.
En plus de cela, l’entreprise doit organiser des formations régulières pour que les secrétaires téléphoniques maîtrisent les différentes règles de communication en matière de relation client. Il faut dire que la mise en place de ce service dédié en interne demande du temps et une bonne organisation pour un service performant.
En définitive, la mise en place d’un service de secrétariat téléphonique dépend essentiellement des besoins de l’entreprise. Avant d’adopter la solution idéale, le mieux serait de se concentrer sur les réelles nécessités pour le bon développement de sa structure.