Dans un monde où tout va toujours plus vite, le traitement administratif manuel des achats et de la facturation fait perdre énormément de temps, d’argent et d’opportunités de développement aux entreprises. Le système Purchase to pay vient alors révolutionner les processus achats des compagnies en leur permettant une gestion fiable et automatisée de leur approvisionnement.
Le purchase to pay, c’est quoi ?
Le système purchase-to-pay est aussi connu sous l’appellation P2P ou purchase-to-pay. Il s’agit d’un système informatique de gestion intégrée qui rassemble tous les processus d’achats et l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement d’une entreprise. Il permet ainsi de gérer automatiquement chaque transaction, de la recherche de biens ou services jusqu’à la facturation et au paiement, en passant par la validation d’achat et l’émission des bons de commandes.
Le purchase-to-pay comprend 6 étapes successives. Ce processus peut bien sûr être adapté au sein de chaque entreprise et être complété par des étapes supplémentaires, selon les besoins de la société.
- Étape n°1 – La recherche d’achat :
Le système purchase-to-pay traite dans un premier temps la sollicitation du département achats, pour l’acquisition d’un bien ou d’un service. Le P2P dispose alors d’une base de données sous forme de catalogues au sein desquels pourront être sélectionnés les meilleurs fournisseurs et produits en fonction des critères demandés.
- Étape n°2 : La demande d’achat :
Une fois l’item et le fournisseur sélectionnés par le département achats de l’entreprise, un contrat précisant les termes de la vente (tarifs, conditions de paiement, dates de livraison…) est élaboré entre acheteur et vendeur.
- Étape n°3 : La validation d’achat :
Suite à la signature du contrat de vente entre client et vendeur, un bon de commande est généré et envoyé au fournisseur de façon électronique.
- Étape n°4 : La réception des achats
Les produits livrés sont vérifiés et analysés afin de certifier leur conformité avec le bon de commande émis.
- Étape n°5 : La facturation
Une fois la livraison effectuée, le fournisseur envoie une facture électronique à l’entreprise. La facture est alors intégrée au sein du système compte créditeur du client et la correspondance entre facture et bon de commande est vérifiée automatiquement.
- Étape n°6 : Le paiement
C’est la dernière étape du processus. Après validation de la facture, le paiement est effectué auprès du fournisseur en prenant en compte toutes les remises négociées. Si le fournisseur a par exemple proposé dans son contrat de vente une réduction de 5% pour un paiement effectué dans les 10 jours, le système P2P prendra automatiquement en compte cette condition et émettra le paiement dans le délai imparti.
Pourquoi les entreprises font-elles appel au purchase-to-pay ?
Optimisant les processus achats des entreprises, le système purchase-to-pay permet une visualisation globale et complète de toutes les étapes d’approvisionnement. Il permet donc de réduire considérablement les erreurs de facturation, les risques de trop payés et l’application des remises. Le système P2P procure à l’entreprise une surveillance constante et intégrale de tous ses processus d’achats, lui permettant ainsi une meilleure visibilité sur les aspects stratégiques de l’approvisionnement : identification des fournisseurs pratiquant une augmentation des prix, éventuelles arnaques, etc.
Un système purchase-to-pay optimisé permet donc aux entreprises de faire de grandes économies. Les ressources autrefois assignées à la gestion manuelle des factures pourront alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Pour résumer, le système P2P offre l’opportunité aux entreprises de gagner du temps, de l’argent, d’obtenir une meilleure vision de leurs dépenses et donc d’être plus efficientes.