Choisir un centre d’archives externe n’est pas une décision à prendre à la légère. De récents incendies dans ce type de locaux amènent à se poser les bonnes questions quant au type de prestataire qui prendra en charge l’archivage de son entreprise. Contrairement à la plupart des professionnels, il importe de ne pas baser sa décision uniquement sur le tarif de la prestation mais sur un certain nombre de critères.
Bien choisir le lieu d’archivage
Visiter son futur espace de stockage des archives d’entreprise est indispensable. C’est par exemple l’occasion de se renseigner sur les systèmes anti-incendie : nombre d’extincteurs et leurs dates de révision, système d’alarme et de détection des fumées, nombre d’heures pendant lesquelles le bâtiment est protégé en cas de départ de feu, etc. La tenue générale de l’espace de stockage et son niveau de sécurité sont également sont également à vérifier, tout comme le fait de confier ses archives à des professionnels performants (agents administratifs, magasinier, etc.) rompus à ce type de tâche. Le côté pratique doit également peser dans le processus de décision. Un professionnel doit s’interroger sur la présence ou non d’un un service d’inventaire, de classement et in fine sur la facilité à retrouver un document. Une salle de consultation reste indéniablement un plus, tout comme d’éventuels services complémentaires (informatisation, conseils, etc.). Enfin, la tarification est évidemment un facteur important qui conditionnera en partie le choix final.
Au final
Vous l’aurez compris, comparer est indispensable tant la qualité et le prix des prestations diffèrent entre les entreprises de stockage. Il est utile de se rappeler qu’externaliser ses archives signifie également gagner de la place dans ses locaux mais aussi réaliser des économies de temps et d’argent en interne.
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