cadre légal archivageL’archivage est aujourd’hui particulièrement règlementé, notamment en ce qui concerne la durée légale de conservation des documents d’entreprise. Présentation de la juridiction en vigueur et des textes de loi de référence. La société d’archivage Arcalys, spécialiste en archivage physique, fait ici un point sur le cadre légal.

La conservation des documents dans l’univers professionnel

Respecter la durée légale d’archivage des documents d’entreprise permet de pouvoir faire face sereinement à un éventuel contrôle de l’administration ou action en justice. Cela facilite également la gestion de l’information au quotidien. Le problème réside dans les durées de conservation très différentes existantes (3, 5, 6, 10, 20 ou 30 ans) entre les catégories d’archives et au sein même d’une typologie de documents. Au-delà du délai règlementaire, il est important de prendre en compte la durée maximale de conservation d’un document, sa durée d’effet et la durée de vie du support et de ses conditions de conservation. Pour les archives physique, cela suppose de stocker les documents dans un lieu sécurisé et respectant des contraintes hydrométriques, de protection incendie, etc. Pour les archives électroniques, l’objectif est surtout d’être certain de pouvoir les lire après quelques dizaines d’année d’évolution technologique (des documents stockés sur disquette il y a quelques années sont aujourd’hui difficilement accessibles).

Textes législatifs encadrant l’archivage d’entreprise

Les principaux textes relatifs à l’archivage d’entreprise sont les suivants :

Décret n°2009-1124 du 17 septembre 2009 : externalisation de l’archivage des organismes publics auprès de prestataires privés

Décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009 modifiant le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques

Décret n° 2011-246 du 4 mars 2011 : hébergement des données de santé à caractère personnel

Décret n° 2011-246 du 4 mars 2011 relatif à l’hébergement de données de santé à caractère personnel sur support papier et modifiant le code de la santé publique

Instruction fiscale du 11 janvier 2007 (Code Général des Impôts) : dématérialisation factures

Vos factures sont-elles conformes aux nouvelles règles applicables ? Le BOFiP du 18/10/2013 a posé de nouvelles règles en matière de facturation. Ces règles s’appliquent aux factures papier et électroniques, et concernent l’émetteur comme le récepteur de la facture. Les nouvelles règles sont applicables à partir du 1er janvier 2013.

Norme NF Z 40-350 sur les « prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier »

Arrêté du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée

Norme NF Z 42-013 et règles de certification NF 461 sur la numérisation de documents et la mise en œuvre d’une solution d’archivage électronique à vocation probatoire

La norme NF Z 42-013 énonce un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques, dans des conditions qui en garantissent l’intégrité.

Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 : caractère probatoire de la signature électronique

LOI no 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique.