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De nombreuses entreprises choisissent aujourd’hui d’externaliser leur comptabilité. La pratique comporte surtout un enjeu financier.

L’externalisation comptable correspond au transfert du service de comptabilité à un organisme spécialisé. Ce prestataire externe est généralement un cabinet d’expertise. Le procédé reprend bien entendu les grandes lignes de l’outsourcing. En effet, il se décline en 2 formes : onshore et offshore.

L’externalisation proprement dite se distingue de quatre phénomènes avec lesquels elle est souvent confondue : la sous-traitance, le downsizing, le reengineering et la cession.

L’externalisation et la sous-traitance

 

La distinction principale entre la sous-traitance et l’externalisation nous semble résider dans les obligations qui sont fixées au prestataire :

  • la sous-traitance implique une obligation de moyens. Le prestataire apporte des ressources alors que le client conserve le management de l’activité sous-traitée ;
  • l’externalisation implique une obligation de résultat. Le prestataire apporte des ressources et assure également le management de l’activité externalisée.

L’externalisation et le downsizing

 

Il existe une confusion fréquente avec le downsizing. Le downsizing consiste à se débarrasser définitivement de personnel ou d’équipements qui faisaient partie de l’entreprise. En revanche, une activité externalisée reste nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise.

L’externalisation et le reengineering

 

Le reengineering consiste à améliorer radicalement les performances de l’entreprise en refondant ses processus créateurs de valeur et en éliminant les processus qui ne créent pas de valeur. Le reengineering est une démarche globale de restructuration qui peut s’accompagner de l’externalisation des processus les moins créateurs de valeur.

L’externalisation et la cession

 

Lorsqu’un grand quotidien titre « Le groupe Lagardère confirme qu’il va “externaliser” Matra Automobile », il s’agit plus d’une cession que d’une externalisation. En revanche, lorsque La Poste annonce avoir « réalisé, en septembre 2002, sa première externalisation immobilière en cédant 140 000 mètres carrés pour 100 millions d’Euros », il s’agit bien d’externalisation. En effet, l’externalisation est définie par la Poste comme « la vente des biens immobiliers tout en restant locataire ». La Poste continue donc bien à bénéficier des actifs qu’elle a externalisés.

Externaliser sa comptabilité en onshore ou offshore ?

 

L’outsourcing offshore est une pratique assez rare en comptabilité. En effet, les entreprises préfèrent opter pour l’onshore. Le système offre davantage de garanties. L’externalisation offshore est accompagnée par une délocalisation. La comptabilité externalisée dans un pays étranger est assez difficile à envisager. En raison de législations différentes, le prestataire peut ne pas posséder les qualifications nécessaires.

Le fonctionnement de l’externalisation comptable

L’entreprise souhaitant externaliser transfère donc l’intégralité ou une partie de sa comptabilité. Ainsi, la mission du prestataire tourne autour des points suivants : la comptabilité générale et analytique, la comptabilité clients et fournisseurs, la gestion de la paie, les déclarations fiscales et sociales, l’accompagnement dans la gestion, et enfin l’assistance juridique.

Les intérêts de l’externalisation

L’externalisation comptable est généralement sollicitée pour des raisons financières. Elle permet à l’entreprise commanditaire de faire des économies importantes. Maintenir un service comptable représente en effet un coût énorme. Il faut allouer des fonds pour le recrutement et la formation. L’outsourcing vous épargne ainsi de ce genre de contraintes.

La comptabilité, le droit social et la fiscalité sont des disciplines en constante évolution. Celles-ci deviennent difficiles à maîtriser. L’expertise d’un spécialiste dans le domaine est alors nécessaire. L’outsourcing donne ainsi accès à des compétences supérieures. De plus, l’entreprise cliente évite d’éventuelles sanctions quant au retard des déclarations.

Pas une opération sans risque

Le principal inconvénient de l’outsourcing est la perte de confidentialité. Le commanditaire doit communiquer au prestataire l’ensemble de ses données. Il peut s’agir de contrats ou encore de brevets techniques. Des litiges peuvent également intervenir entre l’entreprise et le prestataire. La première peut rapidement se retrouver dans une situation délicate. Changer de prestataire se révèle assez compliqué. Tenter un backsourcing reste également peu évident. Le coût de l’outsourcing est parfois pointé du doigt. Il peut être important. Malgré cela, la démarche reste avantageuse pour le commanditaire.

Avant de lancer la procédure, il est primordial de bien évaluer les conséquences sur l’entreprise. L’outsourcing s’accompagne souvent de licenciements.

Quelle est ainsi la solution idéale pour une externalisation comptable ? L’externalisation offshore ou onshore ?

Comment organiser votre externalisation comptable ?

 

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Une chose est d’externaliser sa comptabilité et une autre est de réaliser cette externalisation de la meilleure des façons. Pour que cette démarche soit parfaitement menée, une bonne organisation s’impose. Celle-ci vous permettra notamment d’avoir une visibilité claire sur toutes les missions que le prestataire devra effectuer. Et cela impose la mise en place d’une liste sur laquelle apparaitront ces différentes missions et surtout leur nature. Il est également important d’indiquer le montant de chaque prestation en faisant preuve de précision, notamment en veillant à ce qu’apparait le coût horaire.

Dans le cadre d’une externalisation comptable, certaines tâches peuvent être confiées au prestataire et d’autres resteront à la charge du donneur d’ordre. Cette organisation permet à chaque partie d’être bien fixée sur ce qu’elle a à faire.

En organisant l’externalisation comptable de votre comptabilité, pensez à mettre en place un moyen de suivi, et ainsi vous assurer que les tâches que vous avez externalisées sont bien exécutées par le prestataire. Prenez surtout des dispositions afin d’avoir accès à votre comptabilité à tout moment.

Coût de l’externalisation comptable et choix du prestataire

 

Si vous choisissez d’externaliser votre comptabilité, attendez-vous à payer le prestataire. En général, en France, le coût horaire d’un tel professionnel est compris entre 80 euros et 100 €. Certaines entreprises trouvent que ce tarif est élevé et préfèrent se tourner vers des prestataires qui se trouvent à l’étranger, dans des pays où le coût horaire est bas, tels que Madagascar, Tunisie, Maroc et Ile Maurice. Le problème est qu’en faisant ce choix, rien ne garantit la qualité du prestataire.

À propos de prestataire, il est important de bien le choisir. Et l’idéal est d’avoir recours à un cabinet d’expertise comptable inscrit à l’ordre des experts-comptables. C’est l’assurance que votre comptabilité sera tenue avec sérieux et rigueur. Avec le cabinet d’expertise comptable ERECApluriel, il y a de fortes chances que la délégation de tout ou partie de votre comptabilité soit une réussite.

Faire soi-même sa comptabilité ou l’externaliser : comment prendre la bonne décision ?

 

Il peut être compliqué de prendre la bonne décision entre faire soi-même sa comptabilité ou l’externaliser. Mais en considérant divers paramètres, on augmente ses chances de ne pas se gourer.

Pour faire le bon choix, vous devez considérer votre organisation interne. Si celle-ci ne vous permet pas de bien gérer votre comptabilité en interne, alors externaliser est la solution idéale. La prise en compte de votre stratégie est également essentielle. Si la comptabilité est au cœur de votre fonctionnement, il serait mieux de l’assurer en interne. Dans le cas contraire, l’idéal est d’opter pour l’externalisation et ainsi recentrer l’utilisation de vos ressources sur des compétences que vous estimez stratégiques et au centre de votre métier. Un autre paramètre important à ne pas perdre de vue est le budget. En général, même si recourir à un prestataire extérieur est plus coûteux que d’embaucher un salarié en interne, cela demeure néanmoins la solution la plus flexible.

Il faut reconnaitre malgré tout qu’assurer en interne sa production comptable est une option qui permet d’obtenir rapidement l’information. Une chose est sûre, une réflexion s’impose avant de prendre une décision.

 

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