La comptabilité est un aspect très important de la vie d’une entreprise. Il est donc naturellement nécessaire de conserver les documents qui en sont liés. Et la loi oblige à le faire durant un certain délai. Si ce n’est pas le cas, on s’expose à des sanctions.

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Durée de conservation des documents commerciaux

 

Dans le lot des documents commerciaux, on trouve l’ensemble des contrats qui ont été signés entre l’entreprise et d’autres structures pouvant être commerciales ou pas. La loi demande à ce qu’on les conserve pendant 5 ans au moins. S’il s’agit de contrats relatifs à des biens immobiliers, la conservation devra se faire durant 30 ans.

Pendant son fonctionnement, l’entreprise aura à produire des factures de clients ou fournisseurs et des bons de commande et recevra divers documents bancaires. Il est impératif de conserver ces documents pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. Pour les stocker précautionneusement, il est recommandé d’utiliser des classeurs ou des boîtes d’archives.

Durée d’archivage des pièces comptables et juridiques

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La société d’archivage Arcalys a publié un article exhaustif sur l’ensemble des délais de conservation des pièces comptables : Quels sont les délais de conservation de documents comptables ?

 

Diverses pièces comptables peuvent être présentées pour attester de la bonne tenue de la comptabilité de son entreprise. On y dénombre des livres comptables obligatoires, tels que le grand livre le livre journal et le livre d’inventaire, des documents à conserver durant une période minimale de 10 ans à compter de la clôture du livre. Ce même délai est à respecter lorsqu’il s’agit d’archiver les documents liés aux comptes annuels, dont le compte de résultat, le bilan et l’annexe. Toutefois pour ces comptes, le délai prend effet à partir de la clôture de l’exercice comptable.

 

Les pièces juridiques de l’entreprise doivent aussi être conservées. On peut citer en exemple les registres juridiques obligatoires, dont le registre des procès-verbaux du conseil d’administration, et les rapports de gestion des dirigeants. Leur conservation est obligatoire pendant 6 ans au moins. Quant au statut de l’entreprise, il est exigé de les archiver durant 5 ans minimum après la radiation au RCS.

Délais de conservation des documents fiscaux et sociaux

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Il est obligatoire pour une entreprise de conserver ses déclarations fiscales durant un délai de 3 années civiles, juste après celle au cours de laquelle la taxe est devenue exigible. On en dénombre plusieurs, dont la taxe sur les salaires, les déclarations de TVA, les déclarations d’impôts sur les sociétés, la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises et la cotisation foncière des entreprises.

Quant aux déclarations sociales, il est également exigé de les conserver durant 3 ans. Mais au cas où il s’agit de déclarations sociales en rapport avec les caisses de retraite complémentaire, le délai d’archivage à respecter passe à 5 ans.

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