Loin d’être une affaire compliquée en soi, organiser un séminaire d’entreprise n’est en fait qu’une question de planification et de prévision. Il s’agit effectivement d’une méthode de travail parmi d’autres, qui derrière vous évitera les mauvaises surprises tout en gagnant du temps sur la préparation. Aussi, voici une check-list des étapes clés pour organiser cet évènement professionnel qui fait désormais partie intégrante de la vie d’une entreprise.
Cadrer le séminaire d’entreprise
Avant même de penser à l’organisation de séminaire à Biarritz, à Marseille ou en Provence, la première étape consiste à cadrer l’évènement en soi. Il s’agit concrètement de déterminer l’objectif de la rencontre, à savoir travailler, remobiliser les collaborateurs, une présentation commerciale… Ensuite, il faut définir les besoins, notamment cibler les impératifs. Ces besoins doivent intégrer notamment le budget nécessaire, le type de lieu approprié à l’objectif de la rencontre, le nombre de participants, les animations et les activités, la date de l’évènement tout en conservant un délai raisonnable pour maximiser le nombre de participants, l’acheminement de ces derniers. Il faut également penser aux besoins particuliers, comme prévoir une chambre VIP ou pour handicapé, des cadeaux pour les participants, etc.
Trouver le lieu de la rencontre
Après avoir bien cadré l’évènement professionnel, vient alors le moment de trouver le lieu adapté. En fonction du type de séminaire à organiser, il est possible de choisir entre un hôtel à Biarritz, un centre de congrès à Toulouse ou un tout autre lieu. L’essentiel est de pouvoir adapter l’environnement choisi avec son public cible et l’image de l’entreprise, pour ensuite trancher facilement entre un site en centre-ville, en compagne, en périphérie, en bord de mer ou à la montagne. Attention toutefois de noter que cette étape se veut stratégique pour réunir un maximum de participants, alors autant étudier minutieusement la région choisie ainsi que la distance d’éloignement.
Établir un programme bien précis
Une fois le lieu trouvé, la date fixée et après avoir pris soin de prévenir les participants, il est maintenant temps d’établir un programme précis pour le bon déroulement du séminaire d’entreprise. Il faut savoir que le programme est une des clés pour réussir un tel évènement, en spécifiant les tâches nécessitant une intervention extérieure comme les animations, les repas, les transports…, les tâches à demander en interne, notamment la présentation et le discours, et surtout la trame de la rencontre avec les plages horaires prévues pour le travail et les loisirs. Tout doit être pensé pour dynamiser l’évènement.
Mobiliser les participants
Enfin vient l’étape consistant à mobiliser les participants, à commencer par lancer les invitations avec le programme de la journée ou des journées. En cas d’éventuelles évolutions, il est primordial de tenir le public informé. Par ailleurs, il faut également s’y prendre à l’avance pour solliciter certaines personnes avec des tâches précises en interne, comme tenir une conférence, animer un atelier, etc. Et pour finir, une piqure de rappel se veut toujours indispensable une semaine avant la date prévue ou la veille du séminaire. Le but est effectivement d’optimiser le taux de participation.
Fixer la date
Vous devez prendre votre temps pour réfléchir sur la date idéale pour la tenue de votre séminaire. N’hésitez pas à consulter toutes les personnes dont la présence est essentielle afin que le jour choisi convienne à tout le monde. Si vous avez l’intention d’inviter des gens, pensez aussi à les intégrer dans la fixation de la date de votre séminaire. Il est bon de veiller à ce qu’il y ait un délai raisonnable jusqu’au jour de l’évènement afin de réunir tous les moyens nécessaires à son organisation.
Solliciter les prestataires
C’est l’un des points les plus importants de la check-list relatif à l’organisation d’un séminaire. Vous aurez besoin de faire appel à des prestataires pour divers services. Vous devez les lister en vous fiant au motif pour lequel le séminaire est organisé. Par exemple, si cette rencontre est pensée en vue de mieux organiser votre comptabilité, une des raisons pour laquelle vous comptez solliciter les services du cabinet d’expertise comptable et d’audit SR Conseil, il va falloir faire appel à une structure de projection de média sur écran géant pour des explications plus approfondies. Vous aurez également besoin de professionnels pour assurer, entre autres, la sonorisation de l’espace et la restauration. Prenez soin de contacter chacun de ces prestataires listés afin d’obtenir des devis pour ensuite valider votre choix. Notez que pour chaque poste de service, il est bon de contacter plusieurs prestataires et les comparer afin d’augmenter les chances de retenir le plus performant.
Avant de vous décider, il est important de prendre votre temps pour étudier les différents arguments que chacun vous a fournis. Attendez-vous notamment à ce que chaque prestataire vous remette de la documentation sur ses activités. Celle-ci vous permettra d’avoir diverses informations dont ses conditions générales de vente et la description détaillée de ses prestations. Il parait évident que vous porterez votre choix sur le prestataire dont la documentation est la plus intéressante, qui répond plus à vos besoins. Si vous optez pour un prestataire qui sous-traitera une partie des tâches essentielles à la réussite de votre séminaire, soyez certain que tout sera mis en œuvre pour que la prestation soit entièrement assurée. Sinon, votre évènement ne se déroulera pas bien.
Après avoir retenu les différents prestataires qui interviendront à votre séminaire, gardez le contact avec ces derniers jusqu’au jour J. Et n’hésitez pas à leur poser des questions si vous avez des doutes sur un aspect de leur intervention. Car il est important que vous soyez rassuré que tout soit correct. Il n’est pas bon d’aller à votre séminaire avec des doutes sur certains points de l’organisation. Les prestataires que vous avez sélectionnés doivent être joignables à tout moment et prêts à écouter vos remarques et vos souhaits.
N’oubliez pas de confirmer votre commande, de préférence par écrit, en contactant tous les professionnels que vous avez retenus. Aussi, par respect, annulez votre demande auprès des autres prestataires que vous avez sollicités et que vous n’avez pas retenus. Veillez à ce que tous ceux qui doivent assurer des tâches pour le déroulement parfait de votre séminaire aient le planning de votre évènement, notamment les dates et heures d’arrivée et de départ des participants.