Dans un contexte économique assez morose, il est difficile pour les entreprises de maintenir une croissance constante. Choisir d’externaliser la comptabilité est un bon moyen d’y arriver.

L’intérêt d’externaliser sa comptabilité

Choisir l’externalisation de la comptabilité est devenu une pratique courante depuis quelques années maintenant, notamment pour les PME. Deux raisons rendent cette externalisation très intéressante. D’une part, cela enlève une épine du pied à une entreprise en permettant à cette dernière de se focaliser sur son activité principale. Oublié le journal d’achat, le journal de caisse et tout ce qui est opération comptable, le prestataire s’en chargera. Si ce procédé requiert effectivement un échange de données, l’agence contactée peut aussi proposer la sous traitance de la saisie. Un cabinet d’architecte est spécialisé dans l’architecture et non dans la comptabilité. Une externalisation permettrait donc à ce cabinet de porter toute son attention sur l’architecture et de laisser tout ce qui est tâche secondaire à des professionnels compétents.

D’autre part, la possibilité d’engager la responsabilité du prestataire est également un avantage. Si beaucoup craignent des litiges ou des pénalités pour d’éventuelles erreurs, il faut savoir qu’on peut tout à fait engager la responsabilité du sous-traitant. En termes clairs, cela signifie qu’il subira les poursuites en justice en cas de faute au niveau comptable.

Quel est le principe de l’externalisation de la comptabilité ?

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L’externalisation de la comptabilité est une pratique visant à engager un intervenant extérieur qualifié pour gérer les comptabilités et la gestion de votre entreprise. Sur ce pont, vous avez le choix sur le prestataire : une simple association de gestion et de comptabilité ou un cabinet d’expertise comptable, comme ERECApluriel. Celui-ci est un partenaire idéal pour assurer la bonne gestion de votre entreprise, doté de plusieurs années d’expérience dans le cadre de l’externalisation de comptabilité. Un des objectifs de l’entreprise est d’assurer la croissance de votre établissement par une croissance maîtrisée.

Le principe de l’externalisation est assez simple : confier la totalité ou une partie des opérations comptables à un de ces professionnels. Sa tâche est d’assurer la comptabilité générale et la comptabilité analytique de votre entreprise, mais également de vos clients et de vos fournisseurs.

Le prestataire se chargera également de vos déclarations fiscales, de la gestion de la paie et les déclarations sociales et de votre assistance juridique.

L’expert comptable vous permettra de suivre en temps réel l’état de votre comptabilité à l’aide d’un tableau de bord. Cela vous permet de prendre des décisions marketing plus rapidement en fonction des indicateurs économiques et financiers de votre entreprise.

Bien choisir son partenaire

 

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Une entreprise qui choisit l’externalisation a tout intérêt à bien faire attention au moment de faire le choix de son partenaire. Bien sûr, il faut choisir un « associé » qui proposera le meilleur prix, et pour cela il suffit « juste » de faire jouer la concurrence en consultant au moins 3 entreprises. Cependant, la méfiance est de rigueur quand un prestataire affiche un prix imbattable. Il faut vérifier que ces tarifs ne cachent pas un coût exorbitant pour des services supplémentaires en cours de route. Négocier une offre forfaitaire (où tout est inclus) peut protéger de ce genre de problème.

Mais au-delà de simplement choisir celui qui offre le meilleur prix, il faut opter pour un partenaire de confiance. Pour cela, demander et surtout vérifier les références de chaque prestataire est une étape très importante.

Principales étapes à respecter pour une externalisation réussie

Externaliser la comptabilité est une démarche stratégique qui permet une bonne gestion et un fonctionnement adéquat d’une entreprise. Toutefois, pour que la réussite soit au bout, une préparation minutieuse s’impose. Celle-ci impose une réflexion profonde pour la mise en place d’une externalisation qui se fait en plusieurs étapes. En voici les principaux.

Définir clairement ses motivations et ses objectifs

 

croissance-entreprise

Avant toute chose, l’entreprise doit prendre son temps pour définir ses motivations et ses objectifs. En effet, il est nécessaire qu’elle s’interroge sur les raisons fondamentales pour lesquelles elle prend l’initiative d’externaliser sa comptabilité. Cela passe par une analyse à partir de laquelle l’entreprise pourra exprimer ses besoins et les objectifs à atteindre. L’externalisation de sa comptabilité peut être faite pour des raisons organisationnelles, financières, stratégiques ou sociales. Elle est envisageable en vue d’accroitre sa compétitivité, maitriser ses coûts ou simplement collaborer avec un partenaire spécialisé afin d’améliorer la qualité de ses prestations.

Identifier les tâches à externaliser

Lorsqu’on décide d’externaliser sa comptabilité, on doit identifier les tâches concernées par cette démarche. En général, les entreprises, comme les banques et les compagnies d’assurance, font de l’externalisation en se focalisant sur des fonctions dites « supports », principalement rattachées à la comptabilité et l’informatique. Il est possible toutefois qu’elle concerne des fonctions additionnelles à un moment donné de la vie de l’entreprise, telles que le recrutement et la formation.

En plus d’identifier les tâches à externaliser, il est également nécessaire de prendre en compte les risques opérationnels, fiscaux, juridiques et toutes les opportunités découlant d’un tel projet. Si l’identification des risques est faite, il est plus facile de les maitriser et de mieux mesurer les coûts.

Choix du partenaire

Pour externaliser votre comptabilité, vous devez absolument trouver un partenaire, c’est-à-dire une entreprise spécialisée à qui vous confierez certaines tâches. Notez que c’est un véritable partenariat qui doit être perçu sur le long terme. Il faut donc instaurer une relation flexible entre vous et l’entreprise chargée d’externaliser votre comptabilité.

Vous devez choisir un bon partenaire avec qui vous aurez un échange facilitant les ajustements nécessaires au déroulement parfait de votre activité de manière à garantir la satisfaction du client final. Celui-ci doit pouvoir fournir une prestation en adéquation avec vos exigences, que vous soyez en quête de performance ou si vous désiriez améliorer la qualité de vos services. Pour que tout soit clair au niveau de vos objectifs, il est nécessaire d’établir un cahier des charges. Aussi, il est préférable de choisir votre partenaire après un appel d’offres.

Formalisation du contrat

 

contrat

Sachez que vous ne devez pas confier l’externalisation de votre comptabilité à un professionnel sans qu’il y ait une formalisation contractuelle des engagements de chacune des parties. Il faut donc passer absolument par l’étape de rédaction de la documentation contractuelle, notamment quand de nombreuses activités sont concernées par la démarche.

En outre, il est important de veiller à sécuriser la relation contractuelle en mettant en place des organes chargés de suivre de près tout ce qui est fait dans le cadre de cette externalisation. Il peut s’agir de comités de différents niveaux dont l’action permet de bien gérer les difficultés.